Wird eine Leistung bezogen, muss ein Unternehmer entscheiden, wie er diese nutzen möchte und ob er die Leistung seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zuordnet. Dies ist nur möglich, wenn die Leistung auch für die wirtschaftlichen Zwecke des Unternehmens genutzt werden soll.
Zuordnung
- Eine Leistung ist vollständig dem Unternehmen zuzuordnen, wenn sie ausschließlich für unternehmerische Tätigkeiten bezogen wird (Zuordnungsgebot).
- Erfolgt keine unternehmerische Nutzung, darf die Leistung nicht dem Unternehmen zugeordnet werden (Zuordnungsverbot). Erreicht der Umfang der unternehmerischen Verwendung eines einheitlichen Gegenstands nicht mindestens 10 % (unternehmerische Mindestnutzung), greift das Zuordnungsverbot nach § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG.
- Bei teilunternehmerischer Nutzung hat der Unternehmer ein Zuordnungswahlrecht. Er kann die bezogene Leistung entweder ganz seinem Unternehmen zuordnen oder seinem Privatvermögen.
Dokumentation und Dokumentationsfrist
Sofern Zuordnungswahlrechte bestehen, muss die Zuordnungsentscheidung zeitnah dokumentiert werden. Diese Dokumentationspflicht wurde aufgrund von Rechtsprechung des EuGH (Urteil vom 14.10.2021, C-45/20 und C-46/20) sowie des BFH (Urteile vom 04.05.2022, XI R 28/21 (XI R 3/19) und XI R 29/21 (XI R 7/19) und vom 29.09.2022, V R 4/20) etwas entschärft.
Grundsätzlich bleibt es dabei, dass die Dokumentation bis zur gesetzlichen Regelabgabefrist für Steuererklärungen erfolgen muss (regelmäßig der 31.07. des Folgejahres). Coronabedingt verlängert sich diese für im Jahr 2023 bezogene Leistungen auf den 31.08.2024. Ab 2024 gilt wieder regulär der 31.07. Fristverlängerungsanträge wirken sich dabei nicht auf die Dokumentationsfrist aus, weshalb es in der Vergangenheit häufig zu Problemen kam, wenn die Dokumentation gegenüber dem Finanzamt erst mit der durch Fristverlängerung später abgegebenen Erklärung erfolgte.
Die Dokumentation erfolgt regelmäßig bereits durch die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs in der Umsatzsteuervoranmeldung. Muss diese nicht abgegeben werden, muss die Dokumentation in anderer Weise erfolgen.
Der BFH ist jedoch der Ansicht, dass für die Dokumentation der Zuordnung keine fristgebundene Mitteilung an die Finanzbehörde erforderlich ist. Liegen innerhalb der Dokumentationsfrist nach außen hin objektiv erkennbare Beweisanzeichen (Anhaltspunkte) für eine Zuordnung vor, können diese der Finanzbehörde auch noch nach Ablauf der Frist mitgeteilt werden. Die Zuordnung kann auch konkludent durch das Handeln des Steuerpflichtigen erfolgen.
Beispiele für objektiv erkennbare Beweisanzeichen der Zuordnung zum Unternehmensvermögen können sein:
- Kauf oder Verkauf des Gegenstandes unter Firmennamen,
- betriebliche Versicherung des Gegenstandes,
- bilanzielle und ertragsteuerliche Behandlung des Gegenstandes,
- Abschluss von Verträgen, um mit dem Gegenstand Ausgangsumsätze zu erzielen (z. B. Einspeisevergütungsverträge zu Photovoltaikanlagen, Mietverträge u. ä.),
- Ersatzbeschaffung vergleichbarer, bisher dem Unternehmen zugeordneter Gegenstände oder
- Angaben in den Bauantragsunterlagen oder Bauplänen, die auf eine unternehmerische Nutzung schließen lassen, jedenfalls dann, wenn weitere Beweisanzeichen hinzukommen. Dies kann z. B. die Ummeldung des Unternehmens an die Adresse des errichteten Gebäudes sein.
Liegen keine nach außen hin objektiv erkennbaren Anhaltspunkte für eine Zuordnung zum Unternehmensvermögen vor, ist eine Mitteilung der erfolgten Zuordnung an die Finanzverwaltung erforderlich.
Die umsatzsteuerliche Zuordnung zum Unternehmensvermögen gegenüber dem Finanzamt gilt nicht auch für das einkommensteuerliche Betriebsvermögen. Es handelt sich um zwei voneinander unabhängige Zuordnungsentscheidungen.
Von Finanzverwaltung allgemein anerkannt
Durch das BMF-Schreiben vom 17.05.2024 wurden die durch die Rechtsprechung entschiedenen Grundsätze für allgemein anwendbar erklärt. Auch der Umsatzsteueranwendungserlass wurde entsprechend geändert.
Die Grundsätze dieses Schreibens sind in allen offenen Fällen anzuwenden.
Hinweis
In vielen Fällen ergeben sich bereits durch die Buchführung Erkenntnisse über bezogene Leistungen, die entsprechend dem Unternehmen zugeordnet werden können. Dies ist jedoch nicht immer Fall. Daher ist es zu empfehlen, die Mandanten och vor Ablauf der Frist anzusprechen, ob entsprechende Leistungen bezogen wurden und welche Unterlagen vorliegen, die eine Zuordnung zum Unternehmensvermögen dokumentieren können. Anderenfalls sollte fristgerecht eine Mitteilung an das Finanzamt erfolgen.