Die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass dürfen den Gewinn nur um 70% mindern, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG.
Das BMF hat die Regeln zur Anerkennung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben überarbeitet. Hintergrund ist die Einführung der E-Rechnung ab 1. Januar 2025 zwischen inländischen Unternehmern.
Das BMF-Schreiben gilt für alle Bewirtungen ab dem 01.01.2025.
Inhalt der Bewirtungsrechnung
Die zum 01.01.2025 eingeführte E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern wirkt sich nun auch auf die Nachweisführung für Bewirtungsrechnungen aus.
In seinem Schreiben berücksichtigt das BMF die unterschiedlichen Nachweisanforderungen an Kleinbetragsrechnungen mit einem Betrag bis zu 250 EUR (§ 33 UStDV) und Rechnungen über 250 EUR.
Erstellung der Bewirtungsrechnung
Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, muss dieses den Anforderungen des § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 Abs. 1 S. 1 KassenSichV genügen.
Bei einem Rechnungsgesamtbetrag bis zu 250 EUR stellt ein Beleg, der die Angaben gem. § 6 KassenSichV enthält, eine ordnungsmäßige sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 4 UStG i.V.m. § 33 S. 4 UStDV dar (in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier).
Übersteigt der Rechnungsgesamtbetrag 250 EUR, kann eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden (in einem strukturierten elektronischen Format gemäß § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG).
Handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte Rechnungen erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht. Folge: Die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen! (Rz. 13)
Werden die Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung) abgerechnet oder sind in dem Bewirtungsbetrieb nur unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV
beinhaltet, nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen, soweit die unbare Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt ist (Rz. 16)
Digitalisierte Bewirtungsrechnungen oder -belege
Die Bewirtungsrechnung kann dem Steuerpflichtigen in digitaler Form übermittelt werden. Dies kann als E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG oder als sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG in einem anderen elektronischen Format erfolgen.
Die Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (sog. digitalisierte Bewirtungsrechnung, Rz.18). Dabei muss ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg auch digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden (Rz 20).
Für den Betriebsausgabenabzug ist es ausreichend, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Zulässig ist eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode oder sonstige Verknüpfung mit einem Dokumentenmanagementsystem). Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, wird der Betriebsausgabenabzug versagt.
Hinweis
Für Bewirtungen im Ausland gelten grundsätzlich dieselben strengen Nachweisanforderungen wie bei inländischen Bewirtungen. Das BMF-Schreiben enthält jedoch für Ausnahmefälle bestimmte Erleichterungen (Rz. 23).
Fundstelle
BMF- Schreiben vom 19.11.2025, IV C 6 – S 2145/00026/005/033