Gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG ist die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird, für jeden Kalendermonat mit 1% des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen.
Nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG kann die private Nutzung hiervon abweichend mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt nur dann vor, wenn die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sind.
Anhand der Aufzeichnungen zu geschäftlichen Reisen muss sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und gegebenenfalls auch nachprüfen lassen. Anzugeben sind im Fahrtenbuch:
- das Datum
- das Fahrtziel
- die jeweils aufgesuchten Geschäftspartner oder der konkrete Gegenstand der beruflichen Verrichtung
Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen nur dann, wenn sich der aufgesuchte Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich der Name auf einfache Weise ermitteln lässt.
Das Finanzgericht Hamburg beschäftigte sich mit einem Fall in dem ein Rechtsanwalt für die Jahre 2017 bis 2019 zum Nachweis seiner privat veranlassten Fahrten ein Fahrtenbuch vorlegte.
Das Finanzamt störte sich an Schwärzungen im Bereich der beruflich veranlassten Fahrten, insbesondere in den Spalten "Fahrtstrecke" und "Grund der Fahrt / besuchte Personen". Hinzu kam, dass diese Fahrten oft an den Wochenenden stattfanden.
Zu den Schwärzungen erklärte der Anwalt, dass die geschwärzten Eintragungen gemäß § 43a Abs. 2 der Bundesrechtsanwalts-ordnung (BRAO) und § 203 des Strafgesetzbuchs (StGB) der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht unterlägen.
Das FG Hamburg stellt fest:
Berufsgeheimnisträger dürfen das Fahrtenbuch teilweise schwärzen, um die Identitäten von Mandantinnen und Mandanten zu schützen.
Die Schwärzungen dürfen sich aber nur auf Daten erstrecken, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Ortsnamen, Fahrten in die eigene Kanzlei oder Fahrten zu Behörden, wenn zu diesen kein Mandatsverhältnis besteht und die Bezeichnung des Gerichts bei Gerichtsterminen sind immer offen aufzuführen.
Wenn der Mandant auf die Geheimhaltung seiner Identität verzichtet hat, dürfen ebenso keine Schwärzungen vorgenommen werden.
Die Berechtigung, einzelne Einträge zu schwärzen, ändert nichts an der grundsätzlichen Beweislastverteilung. Gegebenenfalls muss der Berufsträger substantiiert und nachvollziehbar darlegen, weshalb Schwärzungen in dem erfolgten Umfang erforderlich waren, und die berufliche Veranlassung der betroffenen Fahrten durch ergänzende Angaben darlegen.
Im vorliegenden Fall waren fast alle Eintragungen in der Spalte "Grund der Fahrt, besuchte Firmen/Personen" geschwärzt. Die materielle Richtigkeit des Fahrtenbuchs konnte so nicht hinreichend geprüft werden, weshalb die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht mehr erfüllt waren.
Fazit:
Berufsgeheimnisträger können in Ihrem Fahrtenbuch einzelne Schwärzungen vornehmen, soweit diese erforderlich sind, um die Identitäten von Mandanten zu schützen oder Rückschlüsse hierauf zu vermeiden. Das Gericht muss trotzdem in der Lage sein die materielle Richtigkeit des Fahrtenbuchs zu überprüfen. Dies ist bei Schwärzungen von ganzen Spalten nicht der Fall.
Fundstelle
Finanzgericht Hamburg Urteil v. 13.11.2024 - 3 K 111/21