Wie erfolgt die Übermittlung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen?

Die Cloud-GmbH möchte zukünftig innerhalb ihrer Buchführung, die Bankkontoauszüge digital verarbeiten und archivieren.

Der Geschäftsführer Karl Valentin stellt hierzu folgende Fragen:

  1. In welcher Form müssen die Kontoumsatzdaten für die maschinelle Weiterverarbeitung in die Buchführung übermittelt werden?
  2. Welche gesetzlichen Kriterien müssen insbesondere für eine elektronische Archivierung erfüllt sein?

Lösung                                                        

1.     Form der Kontoumsatzdaten bei maschineller Weiterverarbeitung

Das BayLfSt führt in seiner Verfügung vom 19.05.2014, a.a.O., hierzu aus:

Die Übermittlung von Kontoumsatzdaten an den Bankkunden in auswertbaren Formaten (z.B. als xls- oder csv-Datei) dient in der Regel der maschinellen Weiterverarbeitung der Umsatzdaten im empfangenden System. Bei dieser Form der Übermittlung ist insbesondere die Unveränderbarkeit der empfangenen Daten von der Einspielung in das System bis zum erfassten und verarbeiteten Buchungssatz sicherzustellen. Soweit also Kontoinformationen in digitaler Form an DV-gestützte Buchführungssysteme übermittelt werden, dort aber - z.B. in Form von Buchungssatzvorschlägen - änderbar oder unterdrückbar sind, ist lediglich die digitale Aufbewahrung der xls- oder csv-Datei nicht ausreichend. Das eingesetzte System muss die Unveränderbarkeit der Daten bis zur buchungsmäßigen Verarbeitung des Geschäftsvorfalls gewährleisten und dies muss auch in der Verfahrensdokumentation entsprechend beschrieben werden.

2.     Kriterien für die elektronische Archivierung

Unternehmen nutzen in der Praxis verstärkt das Online-Banking-Verfahren. Kontoauszüge werden daher zunehmend in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Zudem sehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Online-Banking die Übermittlung von Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form vor. Sofern eine elektro­nische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. 

Praktikerhinweis

Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszuges und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der §§ 146 und 147 AO. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszuges dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.

Hinsichtlich elektronischer Kontoauszüge müssen daher insbesondere folgende Kriterien erfüllt werden:

  • Bei der Führung der Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO (Datenzugriff).
  • Aus der System- und Verfahrensdokumentation muss erkennbar sein, auf welche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
  • Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungs­prozess eingeführt werden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können, § 146 Abs. 4 AO. Bei originär digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist.
  • Durch den Buchführungspflichtigen sind Verfahrenskontrollen zur Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung (Autori­sation) durchzuführen.

Fundstelle
BayLfSt, Verfügung vom 19.05.2014 S 0317.1.1 - 3/3 St 42, DStR 2014 S. 1341

zur Übersicht