Gelangensbestätigung in der Umsatzsteuer: Wie mache ich das bloß meinem ausländischen Kunden klar?

Umsatzsteuer

Zum 01.01.2014 ist es endgültig ernst geworden mit der Gelangensbestätigung. Viele deutsche Unternehmen müssen jetzt von ihren EU-Kunden diese Bestätigung einfordern.

Diese Frage stellen sich viele Unternehmen bzw. steuerliche Berater im Januar:

Zum 01.01.2014 ist es endgültig ernst geworden mit der Gelangensbestätigung. Viele deutsche Unternehmen müssen jetzt von ihren EU-Kunden diese Bestätigung einfordern. Dabei treffen sie häufig auf Unverständnis, da die Kunden diese deutsche Spezialität weder kennen noch verstehen. Abhilfe kann eine Erklärung in englischer Sprache schaffen.

Um den Kunden in den nicht deutschsprachigen Mitgliedstaaten zu erklären, warum die Gelangensbestätigung für den Lieferanten (und letztlich auch für sie) wichtig ist, hat die IHK Lahn-Dill auf ihrer Internetseite einen Erläuterungstext in deutscher und englischer Sprache veröffentlicht. Letzterer wird nachfolgend wiedergeben: 

Changes in German VAT law as of October 1st 2013:

“Confirmation of arrival” - Evidence of intra-Community supplies 

In Germany, from 1 October 2013 onwards new rules for the documentation of intra-Community supplies come into force. To deliver goods exempt from VAT, the supplier must prove the successful delivery at the customer in another EU member state. In accordance with Section 17a of the VAT implementation ordinance, this evidence must be provided in a clear and easily verifiable manner in the documentation.

The primary evidence is the so called “Gelangensbestätigung”. The “Gelangensbestätigung” is a confirmation of the arrival of the delivery by the customer. In case of dispatch alternative forms of documentation are permitted. 

Gelangensbestätigung (Confirmation of arrival) 

The certificate must include the following information:

Recipient´s name and address;

Quantity and commercial name of the products (in case of vehicles: the vehicle identification number too);

Place and month of receipt of the goods or the end of the transport in the member state;

Date of issuance of the certificate;

Signature of the customer.

Instead of the customer himself, a person authorised by the customer can sign the document. This may for example be an independent operator/warehouse keeper who takes the supplied goods on behalf of the customer. It could equally be another contractor who was entrusted with the receipt of the goods, or the end user in a chain supply. 

A signature is not required for the electronic transmission of the certificate of entry, e.g. by e-mail, web download or by means of electronic data interchange. The certificate can comprise several purchases and can be issued per week, per month or – for a maximum – per quarter of a year. It may be made of several documents which, as a whole, contain the information needed. There is no obligation to use the attached form of the tax administration. The certificate for example could also consist of a copy of the respective intra-Community invoice given that all the other necessary information is added. 

Alternative forms of documentation and evidence

Confirmation of dispatch, especially CMR-waybill: The Confirmation must show the signature of the sender (box 22) and the customer (box 24 – confirmation of receipt).

Carrier’s receipt: It must show the signature of the carrier together with a confirmation that the business records are available within the EU.

Carrier’s receipt and proof of payment: If the goods are collected by a carrier - as evidence of an intra EC-supply – a carrier’s receipt with proof of payment is also permitted.

Hinweis: Die Finanzverwaltung verwendet in ihrem englischsprachigen Muster für eine Gelangensbestätigung (das nicht zwingend verwendet werden muss) den Begriff „entry certificate“ statt „Confirmation of arrival“. Wer das Muster verwendet, sollte daher im oben zitierten Erklärungstext diesen Begriff ergänzen. Wer das Muster der Finanzverwaltung nicht an seine Kunden schickt, sollte im englischen Erklärungstext das Wort "attached" streichen.

Praxis-Tipp: Auch wenn man seinen ausländischen Kunden erklärt hat, was es mit der Gelangensbestätigung auf sich hat, bedeutet das Ausfüllen und Zurücksenden für sie immer noch einen ärgerlichen Zusatzaufwand. Es empfiehlt sich daher, dem Kunden eine bereits mit allen verfügbaren Daten vorbereitete Gelangensbestätigung zuzusenden, die er nur noch bestätigen und zurücksenden muss (z.B. per E-Mail).

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