Fahrtenbuch nach Diktat

Einkommensteuer

Stellt die technische Entwicklung an heutige Fahrtenbücher andere, neue Anforderungen?

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt,
  • Reiseziel,
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner,
  • Umwegfahrten.

Für die übrigen Fahrten genügen

  • die Angabe der privat gefahrenen Kilometer sowie
  • ein Vermerk für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte.

Es muss sich um ein gebundenes Buch handeln, die Eintragungen sind (bei einem handgeschriebenen Fahrtenbuch) mit Kugelschreiber zu erfassen und die Unveränderbarkeit ist zu gewährleisten.

Im vorliegenden Sachverhalt führte der Kläger das Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Er diktierte zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand. Desweiteren wurden besondere Vorkommnisse wie beispielsweise Staus oder Umleitungen aufgezeichnet und am Ende der Fahrt nannte er erneut den km-Stand. Das Autoradio war eingeschaltet, um seinen Angaben Glaubwürdigkeit zu verleihen. Die besprochenen Diktierbänder wurden von der Sekretärin 2-mal wöchentlich abgehört und in einer Exceltabelle erfasst. Die Blätter wurden ausgedruckt und jeweils am Jahresende gebunden. Die Kassetten wurden anschließend gemeinsam mit den Papierausdrucken aufbewahrt.

Das FG Köln erkannte diese Art ein Fahrtenbuch zu führen nicht an. Die Überprüfung der in Excel erfassten Daten mit den Diktierbändern sei nur sehr aufwändig möglich. Sowohl die Kassetten als auch die Excel-Dateien könnten jederzeit verändert werden. Es ist auch nicht feststellbar, ob ein während der Fahrt versehentlich gelöschtes Band neu besprochen wurde.

Ein mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Allerdings ließ das FG die Revision zu, da der Frage, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung in den letzten Jahren zu stellen sind, grundsätzliche Bedeutung zukommt.

Fundstelle
FG Köln, Urteil vom 18.06.2015 10 K 33/15

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