EDV-Ausstattung am Heimarbeitsplatz – Lösungen für Arbeitgeber

Umsatzsteuer

In der heutigen Arbeitswelt ist Heimarbeit für viele Arbeitgeber zur Normalität geworden. Das Personal ist genau wie am Büro-Arbeitsplatz auf eine entsprechende EDV-Ausstattung im Home-Office angewiesen. Für die lohnsteuerliche, sozialversicherungsrechtliche und umsatzsteuerliche Beurteilung ist dabei zu unterscheiden, ob diese EDV-Ausstattung dem Arbeitnehmer unentgeltlich zur Nutzung überlassen oder geschenkt wird. Die Gegenüberstellung der zwei Varianten zeigt, dass die Nutzungsüberlassung die bessere wirtschaftliche Lösung ist als die unentgeltliche oder verbilligte Übertragung der betrieblichen EDV-Ausstattung an den Arbeitnehmer.

Schenkung an den Arbeitnehmer
Überträgt der Arbeitgeber die EDV-Ausstattung in das Eigentum des Arbeitnehmers (z. B. durch Schenkung), liegt in Höhe des ortsüblichen Preises steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Auch bei Übertragung eines gebrauchten Computer, den der Arbeitgeber bereits vollständig abgeschrieben hat. Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG ist nicht anzuwenden. Überschreitet der geldwerte Vorteil nicht die  Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG von monatlich 44 €, bleibt der Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei Überschreitung der Sachbezugsfreigrenze, kann entweder der steuerpflichtige Vorteil mit dem individuellen Lohnsteuermerkmale des Arbeitnehmers besteuert werden oder der Arbeitgeber erhebt und übernimmt die Lohnsteuer pauschal mit 25% gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG. Durch die zulässige Pauschalbesteuerung unterliegt der geldwerte Vorteil nicht mehr der Sozialversicherungspflicht, § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV.

Pauschalierungsfähig sind auch Barzuschüsse des Arbeitgebers für die Internet-Nutzung des Arbeitnehmers, R40.2 Abs. 5 LStR. Die Sachzuwendung ist umsatzsteuerbar und umsatzsteuerpflichtig. Voraussetzung ist aber, dass die betreffenden Leistungen aus betrieblichen Gründen für den privaten, außerhalb des Dienstverhältnisses liegenden Bedarf der Arbeitnehmer ausgeführt werden, Abschn. 1.8 Abs. 2 Satz 2 UStAE. Weiterhin muss der Gegenstand zumindest zu einem teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben. Die Bemessungsgrundlage für unentgeltliche Lieferungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer ist der Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Abgabe an den Arbeitnehmer, Abschn. 1.8 Abs. 7 UStAE.

Vorteilhaft - Unentgeltliche Überlassung
In diesem Fall wird die EDV-Ausstattung leihweise überlassen und geht nicht in das Eigentum des Arbeitnehmers über. Bei dieser Variante ist der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung durch den Arbeitnehmer in folgenden vier Fällen steuerfrei:

  • betriebliche Datenverarbeitungsgeräte und Zubehör
  • betriebliche Telekommunikationsgeräte und Zubehör
  • System- und Anwendungsprogramme, die der Arbeitgeber auch im Betrieb einsetzt
  • erbrachte Dienstleistungen zu den ersten drei Punkten


Zu den begünstigen EDV-Geräten gehören z. B.: Mobilcomputer, Smartphone, Tablets, PCs, Monitore, Drucker.
Weiterhin sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) für die Telekommunikation steuerfrei, R3.45 Satz 5 LStR. Die Steuerfreiheit ist unabhängig von der Höhe und dem Verhältnis der beruflichen und privaten Nutzung. Darüber hinaus ist die Nutzungsüberlassung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV sozialversicherungsfrei. Durch die unentgeltliche Nutzung der EDV-Ausstattung vom Arbeitnehmer, erbringt der Arbeitgeber ihnen gegenüber grundsätzlich eine steuerbare und steuerpflichtige unentgeltliche Wertabgabe, §3 Abs. 9a UStG.  Es liegen jedoch nichtsteuerbare Leistungen vor, wenn die Leistungen überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind, Abschn. 1.8 Abs. 4 UStAE. Entsprechend der bei der Einkommensteuer geltenden Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 45 EStG) ist daher die private Nutzung i.d.R. ebenfalls nicht umsatzsteuerbar.

Fundstelle:
R 3. 45 LStR
Abschn. 1.8 UStAE

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