Digitale Rechnungen - Vorteile durch richtige Behandlung

Wer auf Papier freie Rechnungen umstellt und sich auch für ihren Empfang öffnet erspart sich Papier und Kosten und der Umwelt Ressourcen. Es ist jedoch Vorsicht geboten bei dem Umgang mit solchen Rechnungen.

Digitale Rechnungen unterscheiden sich hinsichtlich formaler Kriterien nicht von Rechnungen auf Papier. Sie müssen genauso kontrolliert werden. Achtung jedoch, bei der Kontrolle am Bildschirm unterlaufen leichter Fehler!

Auch die Archivierungsanforderungen sind nicht zu unterschätzen. Grundsätzlich gilt: ausdrucken und abheften reicht nicht. Die Aufbewahrung muss in der Datenform erfolgen, in der die Rechnungen eingingen. Erfolgt die Zusendung per Email, muss nach Rz 131 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 nicht die gesamte Email inkl. aller Anhänge und Verknüpfungen aufbewahrt werden.

Bearbeitet man die Datei, indem etwa Buchungsvorgänge vermerkt werden, so darf sich dies nicht auf die Lesbarkeit auswirken und jede Bearbeitung muss protokolliert mit abgespeichert werden. Original und Ergänzungen müssen immer erkennbar sein.

Tl;dr: Digitale Rechnungen haben langfristige Vorteile. Die Umstellung sollte allerdings gut geplant sein.

Fundstelle
BMF-Schreiben vom 14.11.2014 IV A 4 - S-0316/13/10003

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