BMF-Schreiben zur elektronischen Rechnungsstellung vor dem 30.06.2011 und nach dem 01.07.2011

Umsatzsteuer

Das BMF hat mit Schreiben vom 02.07.2012 zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung zum 01.07.2011 Stellung genommen.

Seit dem 01.07.2011 ist es dem Unternehmer freigestellt, wie elektronische Rechnungen übermittelt werden. Ziel ist es, den Abbau von bürokratischen Hürden zu fördern. Statt der bisher zwingend notwendigen qualifizierten elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens ist nunmehr ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zur Sicherstellung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts einzurichten.

Rechtslage bis zum 30.06.2011
Bis zum 30.06.2011 konnten Rechnungen gem. § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG a.F. vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg übermittelt werden. Elektronisch bedeutete u.a. die Übermittlung per Mail oder Computerfax. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts mussten gem. § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG a.F. durch eine qualifizierte elektronische Signatur, eine qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder gem. § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG a.F. durch Übermittlung der Rechnung mit einem EDI-Verfahren gewährleistet werden.

Rechtslage ab dem 01.07.2011
Ab dem 01.07.2011 sind Papier- und elektronische Rechnungen nicht mehr unterschiedlich zu behandeln, § 14 Abs. 1 UStG n.F. Unabhängig von der Form der Übermittlung der Rechnung, muss die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein, § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG n.F. Hierzu ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzurichten, dass einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, § 14 Abs. 1 Sätze 5 und 6 UStG. Nach neuer Rechtslage sind für die Übermittlung der elektronischen Rechnungen Signatur oder EDI-Verfahren nicht mehr zwingend anzuwenden. Dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren soll nicht der Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gem. § 15 UStG dienen. Vielmehr soll sichergestellt werden, dass die Übermittlung der Rechnung korrekt erfolgt ist.

Ist in der Rechnung die richtige Leistung, der richtige Leistende, das richtige Entgelt und der richtige Zahlungsempfänger aufgeführt, ist die Annahme gerechtfertigt, dass durch die Übermittlung keine Fehler entstanden sind, die die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigen. Welches Kontrollverfahren der Unternehmer wählt, um dies zu prüfen, ist ihm freigestellt. Die Prüfung soll gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, für die auch eine Zahlungsverpflichtung des Leistungsempfängers besteht.

Dazu sollte u.a. folgendes geprüft werden:

  • Ist die in Rechnung gestellte Leistung in der Weise erbracht worden, wie auf der Rechnung dargestellt?
  • Hat der Rechnungsaussteller den in der Rechnung ausgewiesenen Zahlungsanspruch?
  • Ist die Kontoverbindung des Rechnungsaussteller korrekt?

Die Prüfung kann z.B. über ein für diese Belange eingerichtetes Rechnungswesen erfolgen. Auch ein manueller Abgleich vorhandener Geschäftsunterlagen (z.B. Aufträge, Lieferscheine etc.) mit den erhaltenen Rechnungen kann als Kontrollverfahren dienen.

Wie bisher gewährleiste die qualifizierte elektronische Signatur, die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder das EDI-Verfahren den Nachweis über die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung, § 14 Abs. 3 Nr. 1 und 2 UStG n.F.

Dokumentationspflicht
Der Steuerpflichtige muss auch nach der neuen Rechtslage nachweisen, dass die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bestehen. Eine Dokumentationspflicht für das oben aufgeführte innerbetriebliche Kontrollverfahren besteht dagegen nicht.

Fazit
Die Gleichstellung von Papier- und elektronischer Rechnung durch § 14 Abs. 1 UStG n.F. führt auf der einen Seite zu einer Vereinfachung bei den Anforderungen für elektronische Rechnungen, da das Kontrollverfahren frei gewählt werden kann. Ein Mehraufwand kann auf der anderen Seite bei den Papierrechnungen entstehen, für die jetzt dieses zusätzliche Kontrollverfahren eingerichtet werden muss. Ein entsprechendes Kontrollverfahren sollte allerdings schon aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten im Rahmen der Rechnungseingangsprüfung installiert sein. Es sollte im Interesse der Geschäftsleitung sein, nur Rechnungen zu begleichen, für die auch tatsächlich die Leistung empfangen wurde und für die eine Zahlungsverpflichtung besteht.

Fundstelle: BMF-Schreiben vom 02.07.2012 IV D 2 - S7287-a/09/10004:003, DStR 2012 S. 1454 ff., Aufsatz von Groß/Lamm/Lindgens, DStR 2012 S. 1413 ff., § 14 Abs. 1 und 3 UStG a.F., § 14 Abs. 1 und 3 UStG n.F.

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