Aufzeichnungspflicht für Einzelhändler/Die Registrierkasse

Verfahrensrecht

Die Finanzbehörde darf bei einer Außenprüfung auch freiwillig geführte Aufzeichnungen eines Einzelhändlers zu Barverkäufen einsehen. Dies stellt der BFH mit Urteil vom 16.12.2014 klar.

Sachverhalt
Die buchführungspflichtige Klägerin verwendet ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tageseinnahmen werden über modulare PC-Registrierkassen erfasst. Anschließend werden diese durch Tagesendsummenbons ausgewertet und sodann als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen.

Anlässlich einer Außenprüfung verweigert die Klägerin der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.

Entscheidung
Im vorliegenden Fall hat der BFH entschieden, dass Einzelhändler nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) verpflichtet sind, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle - einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze - einzeln aufzuzeichnen.

Die Buchführung müsse stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen.

Deshalb sei es nach den GoB erforderlich, dass verdichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden könnten. Dies gelte auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar seien.

Zwar ist der Einzelhändler in der Wahl seines Aufzeichnungsmittels frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel (elektronische Registrierkasse oder PC-Kasse) erfasst. Entscheidet er sich aber für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet, seien die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar.

Nach § 147 Abs. 6 AO habe die Finanzbehörde dann im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, die mit Hilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten anzufordern.

Fundstelle
BFH-Urteil vom 16.12.2014 X R 42/13, veröffentlicht am 15.04.2015

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