Aufbewahrungsrückstellung für Geschäftsunterlagen

Bilanzsteuerrecht

Für die öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Die Bewertung erfolgt in Höhe der Einzelkosten sowie einem angemessenen Teil der Gemeinkosten.

Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet ihre Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Für die Aufwendungen, die durch die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen anfallen, ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz zu passivieren.

Es sind lediglich die Aufwendungen zu passivieren, die für aufbewahrungspflichtige Unterlagen anfallen. Ebenso ist für die Höhe der Rückstellung entscheidend, wie lange die Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Jahresabschlüsse mit Erläuterungen und Buchungsbelegen (gem. § 257 Abs 1 Nr. 1 und 4 HGB) sowie die Ein- und Ausgangsrechnungen (gem. § 14b UStG) sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und versendete Handelsbriefe sind lediglich 6 Jahre aufzubewahren (gem. § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB). Für freiwillig länger als gesetzlich vorgeschrieben aufbewahrte oder nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen darf keine Rückstellung gebildet werden, da keine rechtliche Verpflichtung besteht.

Ist im Einzelfall nicht oder nur mit hohem Aufwand feststellbar, wie sich die aufbewahrten Unterlagen zusammensetzen, kann ein pauschaler Abschlag von 20 % von den Gesamtkosten vorgenommen werden

Die OFD Niedersachsen hat in ihrer Verfügung vom 05.10.2015 aufgezeichnet welche Kosten berücksichtigungsfähig sind und wie die Rückstellung berechnet wird.

In der Steuerbilanz ist die Rückstellung in Höhe des Betrages zu passivieren, der dem Preisverhältnis am jeweiligen Bilanzstichtag entspricht. Die Bewertung der Sachleistungsverpflichtung erfolgt grundsätzlich mit den Einzelkosten sowie einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe b EStG).

Folgende Kosten sind einzubeziehen:

  1. Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr (DVD/CD-Brennen, Sach- und Personalkosten für die Datensicherung), nicht aber die im laufenden Veranlagungszeitraum bis zum Bilanzstichtag  angefallen Kosten für die fortlaufende Archivierung.
  2. Raumkosten (anteilige Miete oder Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für die der Aufbewahrung dienenden Räumen. Erfolgt eine digitale Speicherung der Daten und besteht ein Raumbedarf für bspw. einen anteiligen PC-Arbeitsplatz oder bei größeren Betrieben für einen (anteiligen) Server oder auch für Lagerungszwecke, dann sind die Kosten entsprechend anteilig zu berücksichtigen.
  3. Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), außer sie sind schon abgeschrieben
  4. Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume (BFH-Urteil vom 11.10.2012 I R 66/11, BStBl 2013 II S. 676).
  5. Der Zinsanteil aus den Leasingraten (z.B. für die technischen Geräte oder die Archivräume), wenn wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands nicht der Leasingnehmer ist.

Nicht einbezogen werden dürfen:

  1. Kosten für zukünftige Anschaffungen von Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG)
  2. Entsorgungskosten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht
  3. Einlagerungskosten für zukünftige Unterlagen

Die Rückstellung kann nach zwei Methoden berechnet werden:

1.    Methode:

Es werden die jährlichen Kosten für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres für sich ermittelt und mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht multipliziert.

2.    Methode:

Die jährlich anfallenden Kosten, die rückstellungsfähig sind, werden mit dem Faktor 5,5 multipliziert (arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn). Diese Berechnungsmethode wird in der Praxis gewöhnlich verwendet. Aus Vereinfachungsgründen kann eine Unterscheidung zwischen den Aufbewahrungsfristen unterbleiben. Einmalige Aufwendungen (Einscannen, Einlagerung, Datensicherung) sind nicht zu vervielfältigen.

Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen, da die Aufbewahrungspflicht mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt und somit kein Abzinsungszeitraum vorliegt (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe e Satz 2 EStG).

In R 6.11 EStR 2012 wurde geregelt, dass der in der Steuerbilanz angesetzte Wert, den handelsbilanziell zulässigen Wert nicht überschreiten darf.

Die dargestellten Aufwendungen, die für die Steuerbilanz zu berücksichtigen sind, können auch für den handelsbilanziellen Ansatz übernommen werden. Für den handelsrechtlichen Wertansatz ist aber zu beachten, dass seit BilMoG die Bewertung mit dem notwendigen Erfüllungsbetrag, d.h. unter Einbeziehung zukünftiger Preis- und Kostensteigerungen, zu erfolgen hat und eine Abzinsung gem. § 253 Abs. 2 Satz 1 HGB vorzunehmen ist. 

Dem Grunde nach führen die unterschiedlichen Vorgaben im Handels- und Steuerrecht zu einer Steuerlatenzierung. Zum einen ist der Erfüllungsbetrag nach dem HGB höher als nach dem EStG, zum anderen hat handelsrechtlich eine Abzinsung zu erfolgen und steuerrechtlich nicht. Handelt es sich nur um einen geringfügigen Unterscheid, dann kann dieser aus Wesentlichkeitsgesichtspunkten für die Steuerlatenzierung unberücksichtigt bleiben.

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in allen noch offenen Fällen zu bilden. Nach Aufgabe des subjektiven Fehlerbegriffs ist eine Bilanzberichtigung aufgrund der Änderung der Rechtsprechung im ersten noch nicht bestandskräftig veranlagten Veranlagungszeitraum möglich.

Fundstelle
OFD Niedersachsen, Verfügung vom 05.10.2015 S 2137 - 106 - St 221/St 222

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